はじめに
行政書士佐藤秀樹事務所(以下「当事務所」といいます。)は、お客様及びお取引先様との信頼関係を第一に、適正かつ円滑な業務運営に努めております。 近年のデジタル化の進展に伴い、当事務所では電子契約を積極的に活用しております。
これに伴い、当事務所が使用する印章(電子印鑑及び電子署名を含みます。)の管理及び運用に関する基本方針を「印章管理規程」として定め、ここに公開いたします。 本規程は、印章の不正使用を防止し、当事務所が作成する文書の真正性を担保することで、皆様に安心して当事務所のサービスをご利用いただくことを目的としています。
第1章 総則
第 1 条(目的)
本規程は、当事務所が業務上使用する印章の作成、保管、使用、廃棄等に関する手続きを定め、印章の適正な管理と運用を図ることにより、業務の信頼性を確保し、円滑な事業運営に資することを目的とする。
第 2 条(定義)
本規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
- 印章:当事務所が業務上使用する物理的な印鑑、電子署名及び電子印鑑の総称をいう。
- 物理印章:行政書士職印、事務所印(角印)、銀行印など、物理的に存在する印鑑をいう。
- 電子署名:電子署名及び認証業務に関する法律第 2 条第 1 項に規定する電子署名をいい、当事務所が利用する電子契約サービス等において、当事務所(または所長)の名義で行われるものをいう。
- 電子印鑑:電子文書に付される印影の画像データであって、当事務所の意思を示すために使用されるものをいう。
- 印章管理者:印章の管理に関する一切の責任を負う者をいい、原則として所長(代表行政書士)とする。
- 印章使用者:本規程に基づき、印章管理者から印章の使用を許可された従業員をいう。
第 3 条(印章管理者の責務)
- 印章管理者は、当事務所のすべての印章を善良なる管理者の注意をもって管理し、不正使用の防止に努めなければならない。
- 印章管理者は、印章の作成、改印、廃棄、保管、及び従業員への使用許諾に関する最終的な権限を有する。
第 2 章 物理印章の管理
第 4 条(物理印章の保管)
物理印章は、印章管理者またはその指定する者が、施錠可能な金庫等の安全な場所に保管するものとする。
第 5 条(物理印章の使用)
- 物理印章の使用は、原則として印章管理者が行うものとする。
- 印章管理者は、業務上必要があると認める場合、特定の業務に限り、従業員に物理印章の押印を指示することができる。
第 3 章 電子署名及び電子印鑑の管理
第 6 条(電子署名等の管理)
- 電子署名に用いる電子証明書、ID、パスワード、PINコード等(以下「認証情報」という。) は、印章管理者が厳重に管理する。
- 電子契約サービス等のアカウントは、当事務所として一元管理する。
第 7 条(従業員への権限委任)
- 印章管理者は、業務の円滑な遂行のため、その裁量により、特定の従業員を印章使用者として指定し、電子契約サービスにおける電子署名または電子印鑑の使用権限を委任 することができる。
- 前項の権限委任は、印章管理者が各従業員に専用のアカウントを付与する方法、またはその他印章管理者が適切と認める方法により行う。
- 権限を委任された印章使用者(従業員)は、自己に付与された認証情報を善良なる管理者の注意をもって管理し、これを第三者に開示、貸与、または漏洩してはならない。
第 8 条(電子署名等の使用)
- 印章使用者は、印章管理者から指示された業務の範囲内においてのみ、電子署名または電子印鑑を使用することができる。
- 印章使用者は、電子契約の内容を十分に確認し、所長の承認を得た上で電子署名等を行わなければならない。
- 私的な目的その他業務外の目的で電子署名等を使用してはならない。
第4章 雑則
第 9 条(事故発生時の対応)
印章の紛失、盗難、または認証情報の漏洩等の事故が発生した場合、印章使用者及び従業員は、直ちに印章管理者に報告しなければならない。報告を受けた印章管理者は、速やかに電子証明書の失効手続き、関係各所への連絡等の必要な措置を講じるものとする。
第 10 条(規程の遵守)
当事務所の全従業員は、本規程を遵守しなければならない。本規程に違反したことにより当事務所に損害を与えた場合、就業規則に基づき、懲戒処分の対象となることがある。
第 11 条(規程の改廃)
本規程の改廃は、印章管理者が決定する。
附則
本規程は、令和7年8月1日より施行する。